Referat af møde mellem bestyrelsen for Tune Kabelnet og forslagsstiller Kenneth Steen Hansen, Hyrdestien 5, afholdt 10. april 2006 i Tunehallen

Kenneth Steen Hansen (KSH) havde i forlængelse af generalforsamlingen kontaktet bestyrelsen for at høre om mulighederne for, i en konstruktiv dialog, at opnå nogle tilsagn om tiltag i foreningen, der kunne overflødiggøre en ekstraordinær generalforsamling for at stemme om de af KSH stillede forslag. I det mindste kunne det sikre at parterne kendte hinandens bevæggrund og synspunkter på forslagene, således at den eventuelle ekstraordinære generalforsamling kunne afholdes i en konstruktiv ånd.

På den baggrund inviterede bestyrelsen KSH til at deltage i en del af bestyrelsens første møde.

Der var enighed mellem KSH og bestyrelsen om, at KSH trækker de stillede forslag til vedtægtsændringer tilbage, og at bestyrelsen i forbindelse med næste års generalforsamling – eventuelt med en ekstraordinær generalforsamling, forud for den ordinære generalforsamling – fremsætter forslag til en række vedtægtsændringer, der indarbejder nedenstående beslutninger i vedtægterne, med det formål at skabe mere gennemsigtighed i beslutningsprocedurerne:


Forslag1:
Den ordinære generalforsamling indkaldes så tidligt som muligt via relevante medier, som omfatter:
Forslag 2:
Vedtægtsændringer skal vedtages enten på en ekstraordinær generalforsamling eller 2 på hinanden følgende ordinære generalforsamlinger.

Forslag 3:
Ordinær generalforsamling afholdes i april. Forslag skal være indsendt til bestyrelsen senest 1. marts

Forslag 4:
Referat af den ordinære generalforsamling skal ligge på Tune Kabelnets hjemmeside senest 1. juni. Desuden fremlægges et trykt eksemplar af referatet på Tune Bibliotek.
I tilknytning til generalforsamlingsreferat på hjemmesiden oprettes et link til debatforum, så medlemmerne får mulighed for at knytte eventuelle kommentarer til referatet.
Kopi af elektroniske gengivelser af generalforsamlingen kan rekvireres mod betaling af de dertil knyttede omkostninger.
Der gøres i forbindelse med kontingentopkrævningen, rate 2 (der opkræves 1. juli) opmærksom på at referatet kan ses på hjemmeside og på biblioteket
 
Forslag 5:
Årsregnskabet aflægges så vidt det er muligt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelser for klasse B-virksomheder og revideres af en statsautoriseret revisor. De interne revisorers rolle og ansvar skal defineres.

Forslag 6:
Der holdes orienterende medlemsmøde på baggrund af det foreløbige regnskab og budget i februar. Arrangementet annonceres på hjemmesiden, TV-Tune, kontingentopkrævningen, rate 1 (der opkræves 1. februar) og via opslag sammesteds som ved indkaldelse til generalforsamling.

Forslag 7:
Bestyrelsen må ikke  – udover det på generalforsamlingen vedtagne budget – uden beslutning ved ekstraordinær generalforsamling foretage økonomiske dispositioner for mere end 15 procent af den regnskabsførte egenkapital.

Forslag 8:
Det skal af årsregnskabet specifikt fremgå, hvilken honorering hvert enkelt bestyrelsesmedlem og suppleant har modtaget af TKN.

Forslag 9:
Bestyrelsesreferater renset for personrelaterbare oplysninger gøres tilgængelige på Intranettet. Et eksemplar af hvert referat printes ud og lægges frem på generalforsamling.


samme i skemaform:

vedtægterne, de oprindelige 12 forslag – og hvad bestyrelsen og Kenneth Steen Hansen enedes om 10. april 2006:

Nr

§

Eksisterende tekst i vedtægterne

KSH’s oprindeligt stillede forslag

Aftalt formulering / indhold

1

5

Indkaldelse til såvel ordinære som ekstraordinære generalforsamlinger skal ske via relevante medier eller skriftligt til hvert medlem med mindst 30 dages varsel

 

Indkaldelse til såvel ordinære som ekstraordinære generalforsamlinger skal ske via relevante medier og skriftligt (eller e-mail) til hvert medlem med mindst 30 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde information om sidste dato for indlevering af forslag til generalforsamlingen.

Den ordinære generalforsamling indkaldes så tidligt som muligt via relevante medier, som omfatter:

Indkaldelse på PBS-opkrævning i februar

Annoncering på Tune TV

Annoncering på Tune Kabelnets hjemmeside

Opslag i Tune Brugsforening (Super Best), Netto, Hydro-Texaco, Shell og Tune Bibliotek

2

5

Forslag fra medlemmer, eller sager, der af medlemmer ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal skriftligt tilsendes bestyrelsen og være denne i hænde senest 1. februar.

 

Forslag fra medlemmer, eller sager, der af medlemmer ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal skriftligt tilsendes bestyrelsen og være denne i hænde 14 dage efter indkaldelsen er udsendt..

Ordinær generalforsamling holdes i april. Forslag skal være indsendt til bestyrelsen senest 1. marts

 

3

5

Dirigenten må ikke være bestyrelsesmedlem eller revisor i foreningen.

 

RETTES TIL:

Dirigenten må ikke være bestyrelsesmedlem eller revisor i foreningen og skal under generalforsamlingen være upartisk.

Frafaldes

4

5

 

UDVIDES MED:

På generalforsamlingen skal fra én time før generalforsamlingens start, være fremlagt bestyrelsesprotokollen for foreningen, således at medlemmerne har mulighed for at gennemse denne.

Bestyrelsesreferater renset for personrelaterbare oplysninger gøres tilgængelige på Intranettet og et eksemplar printes og lægges frem på generalforsamling.

5

5

 

UDVIDES MED:

Generalforsamlingsreferat skal være tilgængelig på foreningens hjemmeside senest 8 dage efter generalforsamlingen.

Referatet skal tilsendes på e-mail til de medlemmer som bestyrelsen har en e-mailadresse på. For de medlemmer der ikke har en e-mailadresse sendes referatet pr. post.

 

Bestyrelsen skal sikre mulighed for at medlemmers kommentarer til referatet kan knyttes til referatet.

 

De båndede optagelser fra generalforsamling skal gemmes i minimum 2 år, og kopi skal kunne rekvireres af medlemmer, der måtte ønske det, mod betaling af de hermed forbundne omkostninger

Referat af den ordinære generalforsamling skal ligge på Tune Kabelnets hjemmeside senest 1. juni. Desuden fremlægges et trykt eksemplar af referatet på Tune Bibliotek

I tilknytning til generalforsamlingsreferat på hjemmesiden oprettes et link til debatforum, så medlemmerne får mulighed for at knytte eventuelle kommentarer til referatet.

Kopi af elektroniske gengivelser af generalforsamlingen kan rekvireres mod betaling af de dertil knyttede omkostninger

Der gøres i forbindelse med PBS-juliopkrævningen opmærksom på referat på hjemmeside og bibliotek

 

6

8

 

UDVIDES MED:

Uagtet ovenstående, hæfter bestyrelsen dog alene og solidarisk for dispositioner der er foretaget af bestyrelsens uden beslutningen er afdækket i en forudgående generalforsamlingsbeslutning og vedtaget budget.

Et bestyrelsesmedlem kan erklære sig uenig i en disposition, og dermed undgå den fælles bestyrelseshæftelse. Dette kræver dog, at der direkte siges fra overfor beslutningen og dette indføres i bestyrelsesprotokollen og fremlægges som særskilt punkt på førstkommende generalforsamling. Et bestyrelsesmedlem, der har valgt denne fremgangsmåde til at frasige sig bestyrelsesansvaret, er pligtigt til at stille sit mandat til rådighed på førstkommende generalforsamling

Bestyrelsen må ikke - udover det på generalforsamlingen vedtagne budget - uden beslutning ved ekstraordinær generalforsamling foretage økonomiske dispositioner for mere end 15 procent af den regnskabsførte egenkapital.

 

7

12

 

PRÆCISERING:

Honoreringen af bestyrelsen besluttes af generalforsamlingen specifikt for hver bestyrelsespost.

Frafaldet

8

15

 

UDVIDES MED:

Årsregnskabet aflægges så vidt det er muligt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelser for klasse B-virksomheder og revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor.

Årsregnskabet aflægges så vidt det er muligt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelser for klasse B-virksomheder og revideres af en statsautoriseret revisor.

 

9

15

 

UDVIDES MED:

Af specifikationer til regnskabet skal fremgå alle former for honoreringer, gaver og godtgørelser til bestyrelse, suppleanter og andre der i privat regi har modtaget pengemæssige eller andre ydelser fra foreningen.

Det skal af årsregnskabet specifikt fremgå, hvilken honorering hvert enkelt bestyrelsesmedlem og suppleant har modtaget af TKN.

 

10

15

 

UDVIDES MED:

Årsregnskab og revisionsprotokol skal være tilgængelig på foreningens hjemmeside senest 8 dage efter regnskabets afslutning.

Frafaldet

11

17

Bestyrelsen kan beslutte at igangsætte udvidelser til nye områder, såfremt udvidelsen på sigt er rentabel.

 

ÆNDRES TIL:

Bestyrelsen kan kun efter generalforsamlingens godkendelse beslutte at igangsætte udvidelser til nye områder.

Frafaldet da der i stedet er sat en dispositionsramme jvfr. forslag 6.

12

NY

 

Bestyrelsen holder ”åbent hus” for medlemmer minimum én aften i perioden fra regnskabet er afsluttet til seneste frist for indlevering af forslag fra medlemmer. På denne aften har de medlemmer der måtte ønske det, mulighed for, under bestyrelsens overvågning, at gennemgå regnskabet og de tilhørende bilag.

Der holdes orienterende medlemsmøde på baggrund af det foreløbige regnskab og budget i februar. Arrangementet annonceres på hjemmesiden, Tune TV, PBS-februaropkrævningen og via opslag sammesteds som ved indkaldelse til generalforsamling.

 

 Endelig foreslåes proceduren for vedtægtsændringer ændret til:

Vedtægtsændringer skal vedtages enten på en ekstraordinær generalforsamling eller 2 på hinanden følgende ordinære generalforsamlinger.